Berbagai skill untuk sekretaris sangat dibutuhkan sehingga dapat menunjang pekerjaan secara optimal. Apalagi pekerjaan tersebut memiliki cakupan yang cukup luas, selain setiap perusahaan juga biasanya memberikan tugas yang berbeda.
Masih cukup banyak orang yang menganggap remeh jabatan tersebut, padahal untuk menjadi sekretaris profesional bukan hal mudah. Perusahaan biasanya akan memilih kandidat dengan keterampilan yang dibutuhkan agar nantinya administrasi tetap teratur, efisien, dan produktif.
Jenjang karir ini sebenarnya cukup menjanjikan, namun membutuhkan kualifikasi maupun keterampilan tertentu. Jika sudah memilikinya, maka tidak perlu ragu lagi melamar pekerjaan yang membutuhkan posisi tersebut.
Skill untuk Sekretaris yang Wajib Dikuasai
Sebelum melamar pekerjaan di perusahaan, penting mengetahui berbagai skill untuk posisi sekretaris agar memperbesar peluang diterima. Berikut adalah beberapa keterampilan yang dibutuhkan oleh seseorang di posisi tersebut.
1. Komunikasi
Posisi ini membutuhkan kemampuan komunikasi verbal maupun tertulis sehingga dapat menyelesaikan berbagai tugas yang membutuhkan interaksi dengan orang lain. Biasanya tugas tersebut berupa mengirim email pada klien atau karyawan, menjawab telepon, dan lainnya.
Sekretaris profesional sendiri memang banyak berinteraksi dengan orang lain dalam pekerjaannya. Tanpa adanya kemampuan komunikasi yang baik, bisa saja terjadi kesalahpahaman yang akan merugikan perusahaan.
Sebaliknya, seseorang yang memiliki salah satu skill untuk sekretaris ini, akan mampu berkomunikasi secara jelas dengan orang lain. Artinya, bisa menyampaikan pesan penting atau korespondensi kepada atasan, klien, maupun karyawan lainnya.
2. Komputer dan Teknis
Posisi ini menuntut seseorang menyelesaikan berbagai tugas administrasi berbasis komputer dengan aplikasi maupun software. Oleh sebab itulah, seseorang di posisi tersebut harus memahami penggunaan komputer yang diperlukan.
Tidak hanya skill untuk sekretaris dalam penggunaan komputer, penting juga memahami alat teknologi lainnya seperti tablet, smartphone, dan lainnya. Alat teknologi tersebut berguna dalam mengerjakan tugas seperti menjadwalkan meeting, memesan tiket atasan, dan lainnya.
Tidak hanya itu saja, kemampuan teknis juga sangat penting, misalnya menggunakan peralatan kantor seperti printer atau scanner. Pekerjaan ini sangat penting ketika membuat salinan kepada eksekutif, karyawan, maupun cetak materi penting.
3. Organisasi
Skill untuk sekretaris selanjutnya adalah kemampuan organisasi yang baik dalam banyak hal karena harus mengurusi berbagai tugas administratif. Jika tidak memiliki kemampuan organisasi yang baik, maka pekerjaan akan kelabakan dan tidak berjalan lancar.
Selain itu, kemampuan ini juga sangat membantu dalam menjalani tanggung jawab seperti menyimpan file, informasi perusahaan, juga dokumen yang sudah urut. Dengan demikian karyawan lainnya bisa mengambil dokumen dengan cepat dan aman dari kebocoran data.
Beberapa perusahaan memberikan tugas untuk menyimpan berbagai bentuk informasi perusahaan termasuk database elektronik maupun file kertas. Sistem organisasi serta perincian folder maupun file sangat penting dalam berjalannya aktivitas di perusahaan.
4. Pemecahan Masalah
Beberapa eksekutif atau atasan menuntut seseorang di posisi ini untuk membuat keputusan penting agar perusahaan berjalan secara efisien. Apalagi sebuah organisasi pasti akan menemui berbagai permasalahan dan kesulitan.
Skill untuk sekretaris ini sangat penting sehingga bisa menggunakannya untuk memecahkan masalah dengan pemikiran kritis. Hal tersebut memungkinkan adanya strategi inovatif sehingga kinerja perusahaan bisa lebih maksimal.
5. Fokus pada Detail
Seseorang di posisi ini harus siap jika eksekutif atau atasan meminta sekretaris untuk meninjau maupun mengoreksi dokumen. Oleh sebab itulah, sangat penting memiliki kemampuan untuk fokus pada detail sehingga dapat menemukan kesalahan sekecil mungkin dalam materinya.
Tidak hanya materi yang akan dikirim ke klien maupun publik, seseorang di posisi ini juga harus melakukan berbagai pekerjaan detail lainnya. Misalnya saja, sekretaris perlu membuat pengaturan perjalananan, jadwal janji temu, dan masih banyak lainnya.
6. Fleksibilitas
Fleksibilitas merupakan skill untuk sekretaris lainnya yang sangat penting, sebab lingkungan kantor serba cepat. Seseorang di posisi ini harus dapat beradaptasi serta tahan terhadap situasi dengan tekanan tinggi.
Eksekutif bisa saja memiliki janji temu maupun rapat penting dihadiri, juga terkadang harus mengerjakan tugas mendadak dengan deadline singkat. Tentu saja hal tersebut membutuhkan fokus maupun fleksibilitas terhadap tugas-tugas baru.
7. Multitasking
Tidak hanya fleksibel, seseorang pada posisi ini juga harus bisa multitasking sehingga bisa mengatur tugas secara efektif. Jika memiliki skill untuk sekretaris ini, maka mencegah lupa saat menyelesaikan tugas apapun terutama dalam proyek penting.
Multitasking penting ketika ada tugas dari beberapa proyek yang harus diselesaikan dalam waktu bersamaan. Eksekutif mungkin akan mengharapkan keterampilan tersebut sehingga dapat menyelesaikan tanggung jawab pada beberapa eksekutif maupun karyawan sekaligus.
8. Public Speaking
Public speaking merupakan skill untuk sekretaris yang sangat penting, sebab salah satu tugas seseorang di posisi ini adalah presentasi. Sebab sekretaris biasanya yang membuat materi sehingga dapat menguasai isinya.
Dengan kemampuan public speaking yang baik, seseorang bisa berbicara di depan umum dengan percaya diri sehingga mudah dipahami. Tidak hanya itu saja, kemampuan ini juga memungkinkan membuat presentasi menjadi lebih menarik dan tidak membosankan.
Pekerjaan sebagai seorang sekretaris masih sering diremehkan, padahal posisi ini sangat penting dan merupakan jenjang karir menjanjikan. Meski demikian, sangat penting mengasah skill untuk sekretaris agar pekerjaan bisa terselesaikan secara efisien. Penting bagi Anda untuk terus mengupgrade skill yang Anda miliki. Disini akan terus memberikan referensi skill apa yang mungkin harus Anda tingkatkan. Follow juga Instagram @emkay.id untuk informasi yang lebih up to date.
