PIP atau performance improvement plan adalah sebuah upaya yang dilakukan perusahaan, dalam hal ini manajemen untuk memperbaiki kemampuan karyawan. Mengelola banyak SDM tentu ada banyak hasilnya, ada karyawan kompetitif, ada kurang kompetitif.
Ada karyawan unggul, ada karyawan kurang memenuhi standar dan pada kasus ini karyawan kekurangan bisa dibantu dengan berbagai program. Kesempatan dari perusahaan adalah sebuah niat baik, dimana karyawan mesti menyambutnya dengan tangan terbuka juga.
Berbagai Penerapan Performance Improvement Plan
Salah satu kunci kesuksesan dan kelancaran karier adalah tidak mudah baper atas masukan dan kritik, terutama dari atasan. Perusahaan yang menerapkan performance improvement plan berniat mempertahankan karyawan, sekalipun kemampuannya di bawah rata-rata.
Sesuaikan PIP dengan Situasi
PIP mesti dilaksanakan sesuai kebutuhan dan situasi internal perusahaan, karyawan mana yang akan ditingkatkan kemampuannya maka PIP baru disusun. Menentukan target adalah langkah penting supaya program yang berjalan menjadi lebih tepat sasaran.
Perusahaan tidak bisa mengambil penggambaran dari perusahaan lain karena setiap perusahaan memiliki kebutuhan berbeda-beda. Urgensinya juga berbeda-beda pada setiap karyawan sehingga penelaahan mendalam menjadi kunci tepat disusunnya rencana.
Tentukan Rencana Peningkatan Kerja
Sudah menentukan target, selanjutnya tentukan rencana performance improvement plan secara seksama. Dalam hal ini cari tahu bagian mana saja yang sekiranya membutuhkan peningkatan atau perbaikan sehingga segala yang dilakukan jadi lebih terarah.
Setiap kekurangan pada masing-masing karyawan membutuhkan penyelesaian terukur, mesti ada tujuan rencana dengan tepat. Setiap rencana tentu harus dibayangkan pelaksanaannya, apakah memungkinkan atau justru mustahil diwujudkan.
Komunikasi Langsung dengan Karyawan Terkait
Lakukan PIP secara terbuka melalui komunikasi efektif dengan target atau karyawan yang akan dikembangkan kemampuannya. Di sini kemampuan komunikasi efektif manajemen menjadi hal penting karena menentukan keberhasilan penerapan program pengembangan.
Komunikasi efektif bukan hal mudah karena keliru sedikit saja maka performance improvement plan akan terasa seperti sebuah sindiran. Selain sikap komunikatif dari atasan, sikap menerima dari bawahan juga termasuk faktor keberhasilan PIP.
Pantau Perkembangan Karyawan
Setelah rencana sudah ditentukan, program pengembangan sudah dijalankan, hal paling penting adalah memantau kinerja karyawan secara rutin. Memantau perkembangan karyawan atau target PIP adalah sebuah cara melihat keberhasilan programnya.
Bisa jadi melalui satu kali kesempatan karyawan terkait sudah bisa belajar dari kekurangan sehingga bisa lebih pantas untuk perusahaan. Bisa juga program pengembangan tidak hanya bisa dilakukan satu kali, dalam hal ini perusahaan bisa mengambil langkah lanjut atau putus kontrak.
Baca Juga : Apakah Anda Merasakan “Quarter Life Crisis”? Lakukan Hal Ini Ya!
Tentukan Keputusan yang Tegas
Sudah disinggung sedikit pada poin sebelumnya bahwa kemungkinan performance improvement plan yang gagal menyebabkan pemutusan kontrak terhadap karyawan. Sebuah bisnis tentu memiliki tujuan besar, butuh orang-orang kompeten untuk mencapainya.
Tidak mungkin pekerja tidak kompeten dipertahankan dengan alasan bersikap baik, sudah berdedikasi lama, dan lainnya. Keputusan secara tegas tidak selalu bermuara pada pemutusan kontrak, mungkin juga bermuara pada perpanjangan kontrak.
Tetapkan Target Waktu Pencapaian
Setiap detik untuk pebisnis sangatlah berharga, perlu ada tenggat waktu kapan sebuah program pengembangan memberikan hasil nyata. Bisa terapkan selama satu bulan, tiga bulan, enam bulan, satu tahun, bergantung pada kebijakan perusahaan.
Menetapkan target waktu pencapaian dapat menjadi panduan bagi perusahaan untuk menempuh strategi lainnya. Melalui penetapan waktu pencapaian, performance improvement plan bisa dinilai keberhasilan atau kegagalannya.
Rencanakan Langkah Perbaikan
Rencanakan secara detail langkah perbaikan atau pengembangan kemampuan karyawan terkait. Misal, kekurangannya adalah manajemen waktu maka fokus pada pembenahan manajemen waktu supaya karyawan terkait bisa lebih meningkatkan performanya.
Misalkan lagi permasalahan terbesar karyawan target adalah koordinasi tim maka fokus pembenahannya pada koordinasi tim saja. Merencanakan langkah perbaikan secara tepat merupakan upaya membuat PIP pada setiap pekerja secara efektif.
Perkuat dengan Bukti dan Data
Perusahaan dalam skala besar akan terlalu jelas memperlihatkan jarak antara atasan dengan bawahan karena jumlah karyawannya banyak. Untuk mendukung terlaksananya performance improvement plan dengan tepat maka butuh bukti serta data.
Adanya data yang dihimpun oleh masing-masing kepala divisi dapat menjadi koordinasi terbaik bagi pihak manajemen menentukan rencana. Data dianggap sebagai sumber informasi paling akurat dan mengaburkan bias subjektif dari atasan.
Tentukan Evaluasi Tepat
Sebelum rencananya selesai dilakukan, sejak awal tentukan dulu sistem evaluasinya akan seperti apa. Manajemen boleh memublikasikan rencana evaluasi kepada pekerja secara terbuka atau menyimpannya sebagai bentuk informasi pribadi.
Tujuan utama dari pelaksanaan PIP adalah untuk mendapatkan pekerja sesuai kualifikasi yang dibutuhkan. Menerapkan PIP dengan baik bagi setiap perusahaan akan berbeda standarnya.
Ini pentingnya setiap pekerja yang dirasa kurang harus diriset dulu secara mendalam. Program pengembangan atau performance improvement plan juga harus dilakukan secara tepat sesuai kondisi, kebutuhan, situasi, dan tujuan perusahaan sendiri, bukan berdasarkan asumsi. Dapatkan informasi menarik lainnya dengan memfollow @emkay.id!
