Berbeda dengan kebanyakan bidang pekerjaan, job desk administrasi biasanya lebih kompleks dan luas dibandingkan posisi lainnya. Posisi ini bisa dibilang paling banyak dibutuhkan oleh setiap perusahaan karena merangkum banyak tugas.
Posisi admin untuk beberapa perusahaan menerima lulusan SMA, ada juga beberapa perusahaan yang menetapkan ketentuan minimal S1, tergantung kebutuhannya. Kami akan mengulas deskripsi kerja sebagai admin untuk referensi.
Berbagai Job Desk Administrasi di Kantor
Tanggung jawab kerja atau job desk administrasi ada cukup banyak jika dijabarkan satu per satu. Mulai dari segala hal yang berhubungan dengan dokumen, hubungan dengan orang lain, inventaris kantor, dan lainnya dimana Anda bisa simak dari penjelasan berikut!
Menyusun Agenda Kantor
Berbagai jenis agenda kantor yang dilakukan secara internal maupun eksternal membutuhkan tenaga admin. Admin bertugas untuk mengatur jadwal rapat, menyediakan inventaris rapat yang dibutuhkan, seperti proyektor, konsumsi, ruangan, dan sebagainya.
Admin juga memiliki tugas penting dalam mengatur jadwal rapat selama satu hari penuh dan melakukan koordinasi antar divisi. Ruangan rapat yang akan digunakan oleh divisi tertentu pastinya tidak bisa digunakan oleh divisi lain, peran admin sangat berguna di sini.
Rapat yang dilakukan dengan klien di luar kantor juga menjadi bidang kerja posisi ini. Ketika atasan meminta tindak lanjut dari admin maka adminnya harus mencari tahu tempat terbaik untuk rapat di luar kantor di mana.
Menyiapkan Surat-surat Penting
Beberapa kepentingan kantor membutuhkan surat-menyurat dan ini juga termasuk salah satu job desk administrasi guna memastikan formalitas arsip berjalan lancar. Misal, Anda bekerja di perusahaan penerbitan, untuk menerbitkan buku butuh pengajuan ISBN.
Pengajuan ini bisa dilakukan oleh admin atau sejenis pekerjaan lainnya dengan tujuan serupa. Pengurusan surat-surat berguna untuk memastikan praktik kerja di lapangan berjalan mulus dan tidak terkendala hal teknis secara berarti.
Baca Juga : Apakah Anda Merasakan “Quarter Life Crisis”? Lakukan Hal Ini Ya!
Input, Arsip, Rekap Data
Deskripsi kerja sebagai admin lainnya adalah menginput data, melakukan pengarsipan data, serta melakukan rekap data. Adapun penjelasan mengenai tiga job desk administrasi kerja ini akan kami uraikan sebagai berikut:
- Proses input data adalah memasukkan berbagai informasi tertulis ke dalam aset perusahaan. Inputnya bisa manual atau digital, bergantung kebutuhan saja.
- Proses pengarsipan data adalah menyimpan dengan rapi data yang sudah dimasukkan sebelumnya. Ini juga bisa disimpan dalam bentuk manual atau map dan dalam bentuk digital atau dalam komputer.
- Terakhir, tugas admin adalah melakukan rekapitulasi data, artinya mengumpulkan semua data dalam urutan tertentu agar saat datanya dibutuhkan tidak sulit mencari kembali.
Proses input, arsip, dan rekap data dilakukan secara bertahap, dimana semua saling berkesinambungan atau terhubung satu sama lain. Jika sejak awal input datanya tidak lengkap maka proses rekapitulasi akan terganggu.
Menerima Panggilan Telepon
Salah satu job desk administrasi lainnya adalah menerima panggilan telepon atau melakukan komunikasi efektif secara tidak langsung dengan narasumber di tempat lain. Misalkan kembali Anda seorang admin di penerbit, panggilan telepon bisa dari penulis.
Penulis yang naskahnya dinyatakan lolos seleksi pasti akan melalui masa penyuntingan terlebih dahulu. Ketika penulis menanyakan naskahnya, admin harus memiliki jawaban yang menenangkan dan mewakili perusahaan secara menyeluruh.
Mempersiapkan Akomodasi Perkantoran
Ketika karyawan memiliki rencana kegiatan di luar kantor, tugas admin adalah mempersiapkan akomodasi atau kendaraan dari kantor ke lokasi. Admin juga bertugas untuk memastikan penginapan sudah dipesan dan siap huni oleh semua karyawan.
Biasanya di perusahaan tidak hanya terdapat satu admin sehingga nantinya job desk administrasi memang tidak hanya mengacu pada satu orang. Posisi sebagai admin bisa dilakukan oleh lebih banyak orang dengan pembagian tugas bisa diatur sendiri.
Melengkapi Inventaris Kantor
Keperluan inventaris kantor, seperti buku, pulpen, penghapus, dan sebagainya yang dibutuhkan oleh pekerja bisa diatur oleh admin. Dalam hal ini tugasnya adalah mendukung semua kebutuhan para pekerja agar pelaksanaannya dapat berjalan baik.
Bisa dibilang posisi ini begitu banyak merangkap pekerjaan dan mesti memiliki kemampuan komunikasi yang baik dengan para pekerja. Semakin bagus koordinasi dengan pekerja, semakin mudah tanggung jawab sebagai adminnya terselesaikan dengan baik.
Membuat Laporan Kerja
Semua pekerjaan yang dilakukan kemudian harus dilaporkan kepada atasan sebagai acuan ada atau tidaknya peningkatan pada posisi yang dijalankan. Jika banyak job desk administrasi dilaksanakan dengan baik maka besar kemungkinan admin naik jabatan.
Beberapa perusahaan bahkan tidak segan menaikkan posisi admin menjadi GA atau General Affair dimana ruang lingkup pekerjaannya lebih luas dari admin. GA menaungi para pekerja umum di perusahaan, termasuk di dalamnya Cleaning Service dan Office Boy.
Berbagai tugas serta tanggung jawab di atas merupakan bidang kerja seorang admin di perusahaan. Jika dipikir kembali, tanpa job desk administrasi maka agak sulit seluruh sistem dalam perusahaan dapat berjalan dengan baik. Penting kamu ingat untuk terus bisa fokus dalam melakukan pekerjaan Anda. Anda bisa melakukan istirahat sejenak dan menikmati produk produk dari Emkay. Kunjungi instagram @emkay.id atau kamu bisa langsung melakukan pembelian di shop.emkay.id!
