General affair adalah salah satu posisi yang umumnya terdapat dalam sebuah perusahaan. Dalam sebuah perusahaan, tentu memiliki berbagai posisi dan fungsi yang berbeda, salah satunya pada bagian general affair ini.
Meski demikian, posisi tersebut memainkan peran cukup penting di elemen perusahaan. Bagi Anda yang ingin mengenal lebih jauh tentang posisi general affair, berikut penjelasannya.
Pengertian General Affair Adalah Berikut Ini
General affair merupakan jabatan dalam perusahaan yang memainkan peran penting dalam kegiatan operasionalnya. General affair atau sering disebut dengan GA ini akan bertanggung jawab dalam pengurusan di berbagai aktivitas yang berkaitan dengan operasional suatu perusahaan.
Umumnya, posisi GA ini berada di bawah pimpinan divisi umum ataupun kepala operasional suatu perusahaan. Nantinya GA akan bertugas untuk mengurusi segala aktivitas kantor, baik urusan operasional rutin maupun tidak terduga.
Biasanya, posisi GA ini juga seringkali digabung dengan HRD pada operasional kantor yang cenderung sederhana. Dengan begitu, terkait posisi GA ini umumnya berperan cukup penting untuk memastikan bahwa kegiatan operasional kantor telah terlaksana dengan lancar dan baik.
Dalam beberapa hal, GA ini lebih banyak mengurusi tugas berhubungan dengan pengadaan barang/jasa, kegiatan pembelian, bahkan pemeliharaan aset-aset yang dimiliki oleh perusahaan tertentu.
Mengenal Fungsi General Affair
Setelah memahami bahwa general affair adalah posisi dengan peran cukup penting di perusahaan, maka keberadaannya pun memiliki fungsi cukup penting juga. Sebenarnya terkait dengan fungsi GA ini masih berhubungan dengan tugas-tugas yang nantinya akan dikerjakan pada posisi ini.
Pada dasarnya, fungsi dari GA ini mulai dari perawatan dan pemeliharaan hingga menyelenggarakan survei kepuasan. Adapun penjelasan terkait fungsi general affair, yakni sebagai berikut ini:
1. Pemeliharaan dan Perawatan
Fungsi pertama general affair adalah untuk pemeliharaan dan perawatan aset ataupun fasilitas yang dimiliki oleh perusahaan. Hal ini mencakup gedung kantor, toilet, ruang kantor, gudang, dan semuanya yang berkaitan dengan aset-aset kantor.
Selain itu, GA juga akan melakukan penilaian terkait dengan adanya kondisi fasilitas kantor dan membuat prioritas sebelum mengajukan anggaran. Jadi, semua yang menjadi prioritas GA ini diharuskan untuk memiliki dampak positif bagi seluruh elemen perusahaan.
Baca Juga : Apakah Anda Merasakan “Quarter Life Crisis”? Lakukan Hal Ini Ya!
2. Membantu Urusan Perizinan
Fungsi selanjutnya dari posisi general affair adalah untuk membantu terkait urusan perizinan bagi perusahaan. Hal ini mencakup perizinan yang melibatkan instansi pemerintah, wartawan, kepolisian, dan lainnya.
Selain itu, GA juga memiliki fungsi dalam menjalin hubungan baik dengan berbagai pihak eksternal, seperti ormas, pemerintah daerah, dan lain sebagainya.
3. Menyiapkan Laporan Berkala
Fungsi GA selanjutnya yaitu menyiapkan laporan secara berkala untuk memenuhi kebutuhan rapat anggaran. Pada laporan yang disiapkan ini terdiri atas aset serta beban biaya kantor.
Dengan begitu, perusahaan dapat menilai terkait efektivitas investasi internal di kantor yang ditempati. Dalam hal ini, mencakup laporan aset serta beban biaya kantor yang dibutuhkan untuk keperluan penilaian internal perusahaan.
4. Menjalin Hubungan Baik dengan Supplier
Fungsi selanjutnya dari general affair adalah untuk membina dan menjalin hubungan baik dengan supplier ataupun pihak-pihak yang berkerja sama dengan perusahaannya. Apabila GA juga masuk dalam bagian HRD dalam operasional kantor sederhana, maka juga akan bertanggung jawab di beberapa hal.
Dalam hal tersebut, GA akan bertanggung jawab untuk membuat kontrak kerja, melakukan transaksi, hingga mengajukan komplain untuk mewakili perusahaannya.
Bahkan jika GA berhubungan baik dengan pihak-pihak yang berkerja sama, maka akan berdampak pada produktivitas karyawan serta kinerjanya secara tidak langsung. Selain itu, juga akan berdampak positif bagi citra perusahaan yang bersangkutan.
5. Menyelenggarakan Survei Kepuasan
GA pada dasarnya menjadi salah satu departemen yang aktif dalam melayani operasional kantor. Sebab, GA seringkali melakukan survei kepuasan pelayanan dan survei ini ditujukan kepada unit kerja dan karyawan secara keseluruhan.
Adanya survei ini akan membantu dalam peningkatan kualitas produk/jasa serta meningkatkan kecepatan dan kualitas layanan yang diberikan. Untuk itu, GA selalu menyempatkan penyelenggaraan survei kepuasan ini.
Peran dan Jenjang Karir General Affair
Mendapatkan posisi general affair menjadikan seseorang memiliki jenjang karir yang jelas. Meski setiap posisi atau jabatan dalam kantor memiliki penghasilan berbeda-beda, namun GA memiliki jenjang karirnya cenderung lebih tinggi. Adapun jenjang karir general affair adalah sebagai berikut ini:
- Staff
- Supervisor
- Manager
- Head of GA
Beberapa jenjang karirnya diatas memungkinkan Anda untuk berperan aktif dalam membantu kegiatan operasional suatu perusahaan. Sejalan dengan peran GA dalam perusahaan cukup rumit, maka harus dibutuhkan manajemen kantor yang baik.
Sebab, peran GA juga sangat berpengaruh terhadap persediaan kebutuhan kantor dan mengurusi banyak tugas-tugas lainnya. Setelah mengetahui general affair adalah salah satu posisi peting di kantor, maka pastikan Anda selalu memberikan pelayanan terbaik dan memuaskan kepada para pelanggan. Jangan lupa follow instagram @emkay.id untuk informasi terbaru.
